Organización de reuniones virtuales

Sin duda, la nueva forma de reuniones es un aprendizaje que hemos incorporado a nuestra práctica habitual. Por tanto, debemos responder a una pregunta que no podemos eludir: ¿cómo trasladar la manera de llevar a cabo una reunión en el entorno virtual para que ésta se convierta en una buena experiencia?

Para dar respuesta a esta pregunta, en este curso conoceremos las posibilidades que permite la digitalización de las reuniones para diseñarlas, organizarlas y dinamizarlas con el propósito de sacarle el mejor provecho.

Así pues, a lo largo de los contenidos, conoceremos de forma muy práctica las pautas y estrategias de trabajo que nos ayudarán:

• En el proceso de planificación y diseño, en función de los objetivos de la reunión y las características de los asistentes.
• A ver el potencial de las diferentes plataformas digitales a través de las cuales podemos realizar la reunión virtual.
• Al poner en práctica aquellas herramientas de análisis y recogida de la información más funcionales y prácticas.
• En el diseño de la reunión, con la propuesta de acciones a realizar antes durante y después de la reunión para garantizar que ésta sea fluida y efectiva.
• En el conocimiento de herramientas y estrategias para realizar buenas presentaciones de soporte, que faciliten el seguimiento de la reunión.
• En la realización de ejercicios que faciliten la conexión con la reunión.
• A utilizar diferentes herramientas digitales para facilitar la participación, toma de decisiones, priorización de acciones, etc.

Un aprendizaje que nos permitirá realizar una buena puesta en escena de nuestras reuniones virtuales.

Objetivo general:

• Conocer, de forma práctica, las estrategias necesarias para organizar y participar en las reuniones virtuales de manera efectiva manteniendo la atención de los y las participantes.

Objetivos específicos:

• Decidir cuándo es necesario llevar a cabo una reunión virtual.

• Conocer, de forma práctica, los elementos importantes a tener en cuenta a la hora de convocar y preparar una reunión virtual.

• Ver, de forma práctica, las herramientas y estrategias a tener en cuenta a la hora de liderar y dinamizar una reunión virtual.

1. Habilidades digitales para el trabajo futuro:
   • Para qué y cuándo convocar una reunión.
   • Tipo de reuniones.
   • Ventajas e inconvenientes de una reunión virtual.
   • Cómo saber si es mejor hacer una reunión virtual o una presencial.
2. Organización de la reunión virtual:
   • Estructura de reuniones virtuales.
   • Plataformas para organizar reuniones virtuales.
   • Cómo dinamizar las reuniones virtuales.
   • Cómo utilizar las herramientas digitales en las reuniones virtuales.
   • Cómo planificar las reuniones virtuales.
3. Preparación de la reunión virtual:
   • Roles de los participantes en una reunión virtual.
   • Acciones: antes, durante y después de la reunión.
   • Cómo realizar una presentación atractiva con las diferentes herramientas digitales.
4. Gestión de una reunión virtual:
   • Cómo conseguir que la reunión sea un éxito.
   • Marcar la diferencia.
   • Cómo y cuándo detener la reunión.
   • Cómo nos mostramos y cómo actuamos delante de la cámara: el arte de saber estar.

Para realizar esta formación los y las participantes disponen de un espacio virtual donde encontrarán todos los materiales didácticos interactivos necesarios, las actividades y los cuestionarios de evaluación, así como un conjunto de herramientas que facilitan la comunicación.

Los materiales didácticos del curso están pensados para facilitar la experiencia de aprendizaje, con actividades de autoevaluación y reflexión, así como herramientas y recursos audiovisuales desarrollados a medida, en los que profesionales expertos trasladan aprendizajes de valor; buenas prácticas, estrategias, herramientas y planteamientos de trabajo que ayudarán a mejorar el impacto de las reuniones virtuales.

Durante todo el proceso de aprendizaje, los y las participantes están acompañados por:

• La tutoría, que atenderá a las consultas que puedan surgir respecto al curso.
• El equipo de coordinación académica para resolver cualquier consulta o incidencia de carácter técnico sobre el funcionamiento del aula.

El elemento fundamental de evaluación establecido en este curso es el cuestionario final, ejercicio que permite evaluar individualmente los conocimientos adquiridos sobre cada uno de los correspondientes temas.

Las condiciones necesarias para superar el curso son las siguientes:

• Visualizar todo su contenido.
• Obtener una nota en el cuestionario igual o superior a 7.

Al finalizar, los y las participantes valorarán el curso mediante una encuesta de satisfacción que incluye la calificación del profesorado, del material, de la documentación y de los conocimientos y habilidades conseguidos.